公務員の事務職員が実際に使っているエクセルスキルを紹介。

この記事は5分で読めます

エクセルスキルのイメージ画像




公務員だけではなく、
多くの仕事で
使うことが多いエクセル。

 

事務職であれば、
エクセルを上手く使えると、
それだけ早く仕事をこなせます。

 

基本的なスキル以外は、
仕事が始まってから覚えれば良いですが、
エクセルスキルがゼロの状態から
始めるのは正直しんどいです。

 

「エクセルが使えないと資料が作れない」
ということも多々あるので、
かなりマズいです。

 

キレイにまとまった資料が作れないと、
その度に上司に怒られる
ということも大いにあり得るので、
そういった点でも注意する必要があります。

 

東大を卒業したにも関わらず、
そういうくだらないことで怒られ続け、
鬱になり、自殺したくなる人もいます。

<参考>
>>過労死認定された東大卒電通社員の自殺理由と二の舞を避ける注意点

 

この方は、
PCスキルがなかったというより、
ハラスメントで追い込まれたという方が
正しいんでしょうけど、
くだらないことで
上司に怒られる回数を減らす、
ということは意外に重要ですよ。

 

それはともかく。

このページでは、
最低限覚えておきたいエクセルスキルと、
覚えておくと良い印象を与えられる
PCテクニックを紹介します。

 

最低限押さえておきたいエクセルスキル

1.Ctrl + C

 セルをコピーすることができます。
 最重要テクニックの1つです。

 

2.Ctrl + V

 セルを貼りつける
 (ペーストする)ことができます。
 最重要テクニックの1つです。

 

3.罫線を設定する。

 セルの外枠や内枠に
 線を引く方法です。
 かなり頻繁に使うので
 覚えておいて損はないと思います。

 詳しいやり方は、以下のサイトで
 わかりやすく解説されていたので、
 参考になさってください。

>>セルの書式設定 基本のキ(罫線編)

4.セルの数字を合計する。

 複数のセルの数字を
 合計する方法です。
 かなり頻繁に使うので
 覚えておいて損はないと思います。

 詳しいやり方は以下のサイトで
 わかりやすく解説されていたので、
 参考になさってください。

>>「オート SUM」ボタンっていったいなに?

 

5.足し算・引き算・掛け算・割り算をする。

 複数のセルの数字について、
 差を求める方法です。

 足し算や掛け算、割り算も同じ方法でできるので応用してくださいね。

 詳しいやり方は以下のサイトで
 わかりやすく解説されていたので、
 参考になさってください。

>>数式の入力【四則演算編】

 

6.フィルタを設定して表を見やすくする。

 確認したい項目をまとめる機能です。
 データの量が膨大になってくるほど、
 必要なデータを抽出する
 メリットが大きくなります。

 詳しいやり方は以下のサイトで
 わかりやすく解説されていたので、
 参考になさってください。

>>オートフィルタでデータ抽出

 

7.オートフィル機能で簡単にデータを作る。

 連続した内容を
 簡単に入力する時に便利な機能です。

 これも頻繁に使います。

 詳しいやり方は以下のサイトで
 わかりやすく解説されていたので、
 参考になさってください。

>>オートフィルとは

 

8.フォントの種類や大きさを変える。

 資料を見やすくするため、
 強調したい箇所の大きさを変えたり、
 見やすい文字の種類にする方法です。
 セルの書式設定を変更する、
 という言い方がされます。

>>セルの書式設定 基本のキ(フォント編)

>>セルの書式設定 ちょっぴり前進(塗りつぶし編)

9.セルの背景色を変える。

 これも資料を
 見やすくするためのスキルです。

 かなり頻繁に使うので
 覚えておきましょう。

>>セルの書式設定 基本のキ(色編)


 

以上のテクニックを押さえておけば
基本的には大丈夫です。

 

配属された仕事に応じて
実務を通して覚えていけば
対応できるでしょう。

 

では、次はもう一歩踏み込んで、
「コイツはまぁまぁあできるな」
と思わせることができるくらいの
スキルを紹介します。

 

ちなみに、
公務員としてだけでなく、
あらゆる仕事で必要不可欠な
意外な能力があるので、
まだ気づいていない方は
参考にされてください。

>>意外だが、絶対に必要な「気付く」能力の重要性について

 

それでは、一歩進んだ
エクセルスキルについて、
紹介していきますね。




しっかりしていると思わせるエクセルスキル

1.図形を設定する。

 強調したい箇所や
 注意書きを書きたい場合、
 図形を挿入すると
 わかりやすくなるのでとても便利です。

 詳しいやり方は以下のサイトで
 わかりやすく解説されていたので、
 参考になさってください。

>>図形を描く

 

2.小数点以下を切上げ・切り捨て・四捨五入する。

 小数点以下の数値を扱う時、
 切上げ・切捨て・四捨五入する
 ということは結構あります。

 これを知っていると
 早く資料が作れるので良いですよ。

 詳しいやり方は以下のサイトで
 わかりやすく解説されていたので、
 参考になさってください。

>>切り上げ・切り捨て・四捨五入|ROUNDUP・ROUNDDOWN・ROUND関数の使い方

 

3.特定のデータの個数を表示する。

 データの中で見たい情報の個数を
 数える時に使います。
 そんなに頻繁に使いませんが、
 覚えておくと便利です。

 詳しいやり方は以下のサイトで
 わかりやすく解説されていたので、
 参考になさってください。

>>COUNTIFの複数条件 COUNTIFS関数

4.見たい項目の情報を抽出する。

 ある項目の特定の情報を
 見たい時に使うスキルです。
 ここまでできれば
 十分なスキルがあると言えます。
 あとは実務で覚えていけば
 大丈夫なので安心してください。

 詳しいやり方は以下のサイトで
 わかりやすく解説されていたので、
 参考になさってください。

>>VLOOKUP関数【キッカリ検索編】

 

5.CSVのデータを取り込む。

 システムで作ったCSVというデータを
 エクセルに取り込む方法です。 

 CSVデータはそのまま開いても
 文字化けなどで表示されません。

 しかし、エクセルファイルで
 インポートという取り込み方をすることで、
 通常通り表示させることができます。

 これができれば、デキると思われるでしょう。

 詳しいやり方は以下のサイトで
 わかりやすく解説されていたので、
 参考になさってください。

>>EXCEL(エクセル)でCSVファイルなどのテキスト(文字列)データをインポートする方法

まとめ

エクセルスキルは
最低限のテクニックを押さえておけば、
あとは実務を通して
覚えていけば大丈夫です。

 

しかし、しっかりと
スキルを身に付けておくことで
より早く仕事を覚えることができ、
先輩や上司にも、デキる人だと
印象付けることができます。

 

逆にエクセルスキルがゼロだと、
よっぽど覚えが早くないと
その後の挽回が難しいです。

 

最初のイメージが悪いと、
その後も当分は、
「扱いにくい人」
というイメージになります。

 

結果、仕事がやりにくくなり、
仕事を覚えるスピードも
遅くなります。

そうなるとますます、
周りのイメージが悪化しますので、
悪循環に陥ることになります。

 

そうならないように、
初めからある程度のスキルを
身につけておきましょう。

 

以下のページで公務員に限らず、
民間の事務職員もよく使う
パソコンスキルを紹介しています。

 

あわせて参考になさってください。

<参考>
>>公務員が実際に使っているパソコンスキルを紹介(ショートカットキー、コマンド)

 

ちなみに、公務員に限らず、
広く一般的に使える
コミュニケーションスキルについては
以下のページで書いています。

 

良かったら参考になさってください。

<参考>
>>人から好かれるための方法は、公務員試験合格にもつながる

この記事もおもしろいかもしれません

>>面接で受かるための超実践的な裏テク(公務員・一般企業問わず)

>>毎日の仕事内容やスケジュールを具体的に公開(事務職員の1日)

>>公務員の仕事は休みが多いのは本当か。(有給・看護・特別休暇)

>>研修が終わったら、自分の課でお仕事が始まります。

>>公務員になって初めてやること=新人研修です。

>>過労死認定された東大卒電通社員の自殺理由と二の舞を避ける注意点

>>東大生の失敗から学ぶ、自分の力で考えて騙されないための方法

>>人から好かれるための方法は、公務員試験合格にもつながる

>>健康にお金をかけるべき理由は、レミーが教えてくれるという話

よろしければ応援をお願いします。
↓↓↓
人気ブログランキングへ

ブログランキング・にほんブログ村へ
にほんブログ村

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る

関連記事

  1. 秘密の面接裏ワザ講座のイメージ画像
  2. 失敗のイメージ画像
  3. 独学で公務員試験の勉強をするイメージ画像
  1. この記事へのコメントはありません。

  1. この記事へのトラックバックはありません。